Module Constats d'état

Le module Constats d'état enregistre les détails concernant l'état des objets.

Vous ne créez pas manuellement un enregistrement dans le module Constats d'état. Les détails sont mis à jour dans le module Catalogue à l'onglet État. À chaque fois que des détails sur l'état sont ajoutés ou modifiés dans un enregistrement du module Catalogue, un enregistrement est automatiquement ajouté au module Constats d'état et la trace de l'audit de l'état de l'objet est mise à jour et apparaît dans l'onglet Constat d'état du module Catalogue.

Les constats d’état sont généralement effectués lorsqu’un objet arrive ou part d’une institution. Un constat d'état est relativement superficiel et peut être effectué par n'importe quel employé pour déterminer l'état général d'un objet. Après la réalisation d'un constat d'état, les détails de l'état de l'objet sont enregistrés dans l'onglet Condition du module Catalogue ; ces détails sont automatiquement enregistrés dans le module Constats d'état.

À la suite d'un constat d'état, un objet peut être envoyé à la section Restauration pour réparation et / ou traitement.

À la différence des enregistrements de Constats d'état, les détails de Restauration ne peuvent être enregistrés que par un restaurateur spécialisé, formé aux méthodes de conservation d'objets rares et précieux. Un enregistrement de Restauration peut être créé lorsqu'un nouvel objet est intégré à la collection. L'enregistrement de Restauration fait la liste de toutes les tâches requises afin de conserver et de maintenir l'objet dans la meilleure condition possible.

Les détails d'exposition et de stockage d'un objet sont enregistrés dans les onglets Affichage et Rangement du module Catalogue.

Les informations sur l'environnement incluent :

  • Les niveaux relatifs d'humidité maximum / minimum ainsi que des notes
  • Les niveaux d'éclairement maximum / minimum ainsi que des notes
  • Les températures maximum / minimum ainsi que des notes
  • Des instructions générales d'exposition / de stockage

Un enregistrement de Constats d'état inclut :

  • L'état de l'objet, par exemple bon, stable
  • La date du constat
  • Le nom de la personne qui a procédé au constat de l'objet
  • Les détails de l'état de l'objet
  • Des instructions concernant sa manipulation

Les détails concernant l'état d'un objet sont gérés dans l'onglet État du module Catalogue, qui comprend un historique de toutes les modifications apportées à l’état d'un objet :

Il est possible de :

  • régler une fréquence régulière de constat d'état (en mois ou années)
  • régler une date précise pour le prochain constat d'état
  • recevoir un rapport de notification quand le prochain constat d'état est dû

  • naviguer dans l'Historique des constats d'un objet et d'imprimer un rapport

Conseil : Il est habituel de faire un constat d'état d'un objet lorsqu'il arrive dans l'institution et avant qu'il soit expédié vers une destination extérieure.

  1. Dans le module Catalogue, rechercher l'objet qui doit être vérifié.
  2. Sélectionner l'onglet Condition.
  3. Remplacer les détails du Constat d'état avec les nouveaux détails.
  4. Sauvegarder l'enregistrement.

Les nouveaux détails du constat d'état s'affichent dans les champs Constat d'état et les détails antérieurs sont ajoutés aux champs Historique des constats au bas de l'écran.

Note: L'Outil de mise à jour du constat peut être utilisé pour mettre à jour les informations sur l'état pour l'enregistrement en cours ou de multiples objets simultanément.

Pour imprimer un rapport de l'Historique des constats :

  1. Dans le module Catalogue, rechercher l'objet souhaité.
  2. Sélectionner l'onglet Condition.
  3. Cliquer Afficher les fichiers joints Afficher les fichiers joints (F11) à côté de la liste Historique des constats.

    Le module Constats d'état s'ouvre.

  4. Sélectionner Rapports dans l'onglet Accueil du ruban pour afficher la boîte Rapports.
  5. Sélectionner un rapport dans la liste.
  6. Cliquer Rapport sur tous pour générer un rapport pour l'historique complet des Constats d'état pour cet objet.

L'exemple suivant montre comment enregistrer les détails du Constat d'état d'un objet pendant son déplacement dans ou hors d'une institution :

Processus : enregistrer les détails de constat d'état lors d'un déplacement externe

Note: Comme chaque institution peut personnaliser EMu pour répondre à ses besoins, il existe de nombreuses versions différentes d'EMu. Même lorsque les institutions ont les mêmes modules, les onglets inclus dans chaque instance du module peuvent être différents ; et même lorsque les institutions ont des onglets portant le même nom, les champs de ces onglets peuvent être différents. C'est pourquoi cette section ne fournit qu'une description générale des modules.

Onglet Description
Constat d’état

Inclut les détails suivants :

  • Les Objets qui sont liés à l'enregistrement de Constat d'état.
  • La qualité de l'état, par exemple : Excellent, Bon, Stable, Mauvais.
  • La date du dernier constat.
  • La personne qui a effectué le constat.
  • Les détails de l'état, par exemple : Réparé.
  • Les détails de manipulation, par exemple : À manipuler avec soin.

Multimédia

Voir L'onglet Multimédia pour information.

Sécurité

Voir L'onglet Sécurité pour information.

Audit

Voir L'onglet Audit pour information.

Admin

Voir L'onglet Admin. pour information.